10.05.06 :: Автоматизированная система управления (АСУ) вузом (учебным заведением, стузом, ссузом) :: Системы поддержки принятия решений ...

Системы поддержки принятия решений для руководителей негосударственных образовательных учреждений

В современном мире становится важным не только полнота и достоверность получаемой руководителем информации, но и время, через которое данная информация предоставляется. Часто информация, полученная через 3-5 часов (т.е. в течение рабочего дня), является устаревшей и не отражает сути происходящих в организации событий. Поэтому информацию руководителю необходимо предоставлять достаточно оперативно, в течение 5-20 минут с момента запроса (идеально, чтобы руководитель мог получить из доступного источника данную информацию самостоятельно).

Данное требование возможно выполнить двумя способами: первый – традиционный, похожий на ведение классического бухгалтерского учета на бумаге с помощью системы реестров (после некого события в соответствующем реестре корректируется информация). Например, необходимо четко знать, сколько студентов учится на том или ином факультете, для этого в специальном реестре по факту изменения кадрового состава корректируется соответствующее число (или числа), в результате, по запросу руководителя, ответственный сотрудник, посмотрев в данный реестр, может сказать, сколько студентов на таком-то факультете (это актуально в период закупок, а также для общего планирования учебного процесса).

Казалось бы, данный способ удовлетворяет вышеуказанному требованию, однако для реальной работы 2-3 параметра - это мало, необходимо иметь информацию по десяткам параметров, следовательно, для реализации требований необходимо увеличивать штат, со всеми вытекающими из этого последствиями. Кроме этого, при таком способе организации сбора информации не учитывается, что в организации может быть несколько абсолютно разнородных параметров для хранения (например, оценки студентов и их оплата). Также не учитывается, что организация может состоять из нескольких подразделений разделенных (в условиях территорий РФ) тысячами километров и находящихся в разных часовых поясах, в связи с этим получение оперативной информации из этих подразделений будет либо слишком дорогим, либо неоперативной. Информация, собираемая внутри организации требуется не только руководителю, но и всем остальным службам. Достаточно сложно с помощью данного способа получить «совокупность информации» (сразу несколько параметров), увидеть динамику процессов (изменение параметров), получить информационный срез из любой точки в прошлом, либо попытаться получить математический прогноз (например, возможные денежные поступления от студентов за определенный период в будущем).

Второй способ, о котором далее и пойдет речь, основан на тех же принципах, но реализовывается методами современных информационных технологий. Суть его такова: все собираемые данные хранятся в рамках единого хранилища (желательно на основе SQL-сервера, т.к. это производительно, безопасно, масштабируемо). Кроме основного хранилища, существуют «внешние» хранилища, синхронизуемые с основным хранилищем с необходимой для организации частотой, а также с возможностью оперативной синхронизации. Синхронизация происходит либо через собственную сеть предприятия, либо через Internet.

Все отделы-подразделения, «вырабатывающие данные», подключены к данной системе сбора, обработки, хранения и выдачи информации, причем «информационные обязанности» отделов распределены таким образом, что данные одного типа поставляет, только один отдел (например, информацию об оплате – бухгалтерия, о успеваемости – преподаватели, о учебных планах – кафедры и т.д.), а получить может любой желающий в зависимости от необходимости и прав доступа. Необходимо обеспечить безопасность данных на уровне хранения (резервное копирование) и доступа (авторизация).

Система самостоятельно (автоматически) должна «добавлять» некоторую часть информации в базу. Например, необходимо собирать и хранить информацию не только о том, где сейчас учится студент, но и о фактах изменений в кадровых данных по данному студенту, причем вторую часть информации система должна собирать автоматически, фиксируя время и характер изменения.

Система должна упрощать работу сотрудников, а не быть только системой «поддержки принятия решения». Для этого система должна выполнять большую часть функций по подготовке первичной документации и отчетов. Например, абитуриент заполняет «первоначальную анкету», менеджер приемной комиссии заносит полученные данные и в автоматическом режиме получает подготовленный договор на обучение. Подписав договор, абитуриент должен оплатить обучение, попав в бухгалтерию, абитуриент называет только свою фамилию или личный номер, по которым система автоматически выставляет счет за обучение, причем, с учетом всех льгот (возможность появления ошибки при вводе первоначальных данных незначительна, т.к. информация проверяется минимум дважды, менеджером приемной комиссии и самим абитуриентом). При этом бумажные бухгалтерские документы (ПКО при наличной оплате, либо квитанцию при оплате через банк) система должна подготавливать автоматически, кроме этого, система должна быть готова для передачи данных в специализированные бухгалтерские программы, например «1С Предприятие». Данный способ оплаты должен действовать и в дальнейшем, причем необходима возможность, чтобы абитуриент мог самостоятельно выбирать схемы оплаты за обучение. Система должна предусматривать возможность хранения не только данных о факте оплаты, но и о времени, после которого студент будет считаться должником. После факта оплаты абитуриент может быть зачислен в состав студентов ВУЗа. Приказ о зачислении должен быть подготовлен автоматически, при этом система должна будет пользоваться данными кадрового и бухгалтерского учета. «Проведение» приказа влечет за собой событие, по которому абитуриенты становятся студентами. В результате этого события бывшие абитуриенты должны будут отображаться во всех реестрах и списках. Данные отчеты становятся доступными всем заинтересованным отделам организации (деканаты факультетов, кафедры, библиотека и т.д.). Подобным же образом происходит восстановление студентов, отчисленных за не уплату. В период сессии информация об оценках, полученных студентами, должна вводится сотрудниками деканатов. Подготовка ведомостей осуществляется автоматически, при этом необходимо учитывать, кроме кадровых данные студентов, информацию об учебных планах специальности, подготавливаемую кафедрами. После окончания ввода оценок система должна быть способна выдать все необходимые формы отчетности и справки. По окончании сессии собранные данные влияют на приказы о переводе на следующий год, либо об отчислении за неуспеваемость, которые также возможно подготовить автоматически на основании собранных данных. В случае наличия в ВУЗе системы контроля знаний студентов возможно, согласовав интерфейсы систем, собирать и обрабатывать информацию о текущем уровне знаний студентов. Система автоматически должна осуществлять выявление не оплативших свое обучение студентов, с целью уведомления их или подготовки приказов об отчислении за не уплату. Также система должна облегчать работу по выдаче справок (установленных форм, например, форма № 26 для военных комиссариатов и т.п.) студентам, подготовке отчетов по связке «студент-приказ», подготовке приложений к дипломам и академических справок. Также в рамках данной системы организовать хранилище учебных данных: тематических планов, вопросов к контрольным мероприятиям, списки тем рефератов и курсовых работ, списки литературы и т.п. В результате внедрения системы с вышеперечисленными свойствами, увеличится не только скорость подачи информации и ее истинность, но и упростится система контроля за оплатой обучения, успеваемостью и т.д.

Карбанов А.Н.

Статья опубликована в сборнике «Ученые записки. Вып. 4. Государственное и муниципальное управление, менеджмент. Юриспруденция. Искусство и межкультурная коммуникация: Материалы научно-методической сессии. – М.: НОУ «Столичный гуманитарный институт», 2005».- С. 29-31.
ISBN 5-93579-049-1

:: Главная :: Архив новостей ::